ppta pmii

PPTA (Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi) PMII

H. PPTA (Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi) PMII
A. Surat
yang dimaksud dengan surat didalam pedoman adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk keperluan tersebut. adapun ketentuan surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi atu harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
a. Nomor surat atau disingkat  No
b. lampiran surat atau disingkat  Lamp
c. Perihal Surat atau disingkat   Hal
d. Si alamat surat “ Kepada Yth “ dst
e. Kata Pembuka surat  “Assalamu ‘Alaikum …… “
f. Kalimat Pengantar “ Salam Silaturrahmi kami sampaikan …………….. “
g. Maksud/isi surat ………….
h.  Penutup  “Wallaahul Muwaffiq Ilaa aqwaamith Thaariq & Wassalaamu ‘alaikum “
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat
j. Nama penguruas organisasi + jabatannya

B. Pedoman Teknis
Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode yang terkandung dalam nomor surat. pembatasan pada setiap item kode ditandai dengan titik bukan garis miring. setiap Penomoran surat mengandung 6 item kodeuntuk PB dan 7 item untuk PKC(Koordinator Cabang), PC(Cabang), PK(Komisariat) dan PR(Rayon).

Kode koorcab:
a. Jawa dan Madura ditandai Kode  V
b. Bali dan Nusa Tenggara ditandai Kode  W
c. kalimantan ditandai kode  X
d. Sulawesi ditandai kode  Y
e. Maluku dan Jayapura ditandai kode  Z

Contoh surat  Pengurus Rayon:
No    : 008.PR-II.V-42.01-08.A-I.10.2001
Ket :    008    : Nomor Keluaran surat
PR-II    : Periode kepengurusan yang ke 2
V-42    : Kode wilayah Cabang MALANG
1.8 : jenis surat Intern yang ke 8  atau     02-08    : jenis surat ekstern
A-I    : Ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris
10 : Bulan dikeluarkan surat
2001 : tahun dikeluarkannya surat

Ket. tambahan:
A-I    : surat ditandatangani oleh Ketua dan sekretaris
A-II    : surat ditandatangani oleh Ketua dan Wakil sekretaris
B-I    : surat ditandatangani oleh Wakil Ketua dan sekretaris
B-II    : surat ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Wakil sekretaris
C-I    : surat ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris dan Bendahara
C-II    : surat ditandatangani oleh Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara