TERTIB ADMINISTRASI KEPANITIAAN
TERTIB ADMINISTRASI KEPANITIAAN
Surat
Umum
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang husus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
Sistematika surat
Surat menyurat dalam kepanitiaan kegiatan organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
Nomor surat, disingkat No.
Lampiran surat, disingkat Lamp
Perihal surat, disingkat Hal
Tujuan surat, “Kepada Yth dst”
Kata Pembukaan surat, “Assalamu’alaikum waramatullah Wabarakatuh”
Kalimat prngantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya , serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin”.
Maksud surat
Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwaamith Thorieq”, Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”.
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nama Panitia beserta jabatan.
Nama pengurus organisasi beserta jabatan
Bentuk surat
Seluruh surat kepanitiaan kegiatan ditulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penanda tanganan surat berada di tepi yang sama.
Kertas surat
Seluruh surat diketik di atas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (Kepala surat kepanitiaan PMII). Kop berikut amplop berisikan :
Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD/ART PMII disebelah kiri dan lambing kepanitiaan di sebelah kanan.
Nama kegiatan
Tema (jika ada)
Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi
Alamat secretariat
Nomor surat
Seluruh surat kepanitiaan kegiatan organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas :
Nomor urut surat kepanitiaan
Singkatan nama kepanitiaan
Tingkat dan periode kepengurusan
Penanda tanganan surat
Bulan pembuatan surat
Tahun pembuatan surat
Teknis
Sebelum proses pengetikan surat sedapat mungkin membuat draft atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
Dalam pembuatan surat kepanitiaan organi sasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode(untuk PB) dan 7 item (PKC/PC) yaitu :
Nomor surat
Singkatan nama kepanitiaan
Tingkat kepengurusan
Pengurus Besar disingkat PB
Pengurus Koordinator Cabang disingkat PKC
Pengurus Cabang disingkat PC
Pengurus Komisariat disingkat PK
Pengurus Rayon disingkat PR
Penandatangan surat kepanitiaan
Untuk Pengurus Besar:
Jika penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua umum ditandai dengan kode : AA
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua bidang ditandai dengan kode : AB
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris jenderal ditandai dengan kode: BA
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris bidang ditandai dengan kode : BB
JIka penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan bendahara panitia ditandai dengan kode : CA
Jika penandatangana surat adalah kettua panitia, sekretaris panitia dan wakil bendahara panitia ditandai dengan kode : CB
Untuk PKC dan PC
Jika penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua umum ditandai dengan kode :AA
Jika penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua Bidang ditandai dengan kode : AB
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris umum ditandai dengan kode: BA
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris bidang ditandai dengan kode : BB
JIka penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan bendahara panitia ditandai dengan kode : CA
Jika penandatangana surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan wakil bendahara panitia ditandai dengan kode : CB
Untuk PK dan PR
Jika penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua ditandai dengan kode :AA
Jika penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan wakil ketua ditandai dengan kode : AB
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris ditandai dengan kode: BA
Jika penandatangan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan wakil sekretaris ditandai dengan kode : BB
JIka penandatanganan surat adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan bendahara panitia ditandai dengan kode : CA
Bulan surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan
Tahun surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bulangan tahun dibuatnya surat
Kode PKC/PC
Khusus untuk kepanitiaan PKC dan PC mencantumkan kode dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk komisariat dan rayon cukup menentukan kode cabang yang bersangkutan . Lebih lengkap tentang kode PKC dan PC dapat dilihat dalam PO tentang PPTA.
Contoh nomor surat:
Surat Kepanitiaan Pengurus Besar
Nomor: 010.Muspimnas.PB-XVII.AA.09.2010
010
=
Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaan.
Muspimnas
=
Singkatan nama kegiatan (Musyawarah Pimpinan Nasional)
PB
=
Pengurus Besar
XVII
=
Periode ke 17
AA
=
Ditandatangani ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua umum
09
=
Bulan ditetapkannya surat
2010
=
Tahun pembuatan surat
Surat Pengurus Koordinator Cabang
Nomor: 035.Harlah-49.PKC-XII.Y-1.AB.12.2010
035
=
Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaanHarlah-49
=
Singkatan nama kegiatan (Hari Lahir PMII ke 49PKC
=
Pengurus Koordinator CabangXII
=
Periode ke 12Y-1
=
Kode wilayah Sulawesi selatanAB
=
Ditandatangani ketua panitia, sekretaris panitia dan ketua bidang12
=
Bulan ditetapkannya surat2010
=
Tahun pembuatan surat
Surat Pengurus Cabang
Nomor: 024.KBP.PC-XV.W-02.BA.12.2010
024=Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaanKBP=Singkatan nama kegiatan (Kemah Bhakti Pergerakan)PC=Pengurus CabangXV=Periode ke 15W-02=Kode wilayah Nusa Tenggara BaratBA=Ditandatangan ketua panitia, sekretaris panitia dan sekretaris umum12=Bulan ditetapkannya surat2010=Tahun pembuatan surat
Surat Pengurus Komisariat
Nomor: 013.RTK.PK-XI.Z-03.BB.12.2010
013=Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaanRTK=Singkatan nama kegiatan (Rapat Tahunan Komisariat)PK=Pengurus KomisariatXI=Periode ke 11Z-03=Kode wilayah PapuaBB=Ditandatangani ketua panitia, sekretaris panitia dan wakil sekretaris12=Bulan ditetapkannya surat2010=Tahun pembuatan surat
Surat Pengurus Rayon
Nomor: 016.PA.PR-IX.X-04.CA.01.2010
016=Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaanPA=Singkatan nama kegiatan (Pendidikan Advokasi)PR=Pengurus RayonIX=Periode ke 9X-04=Kode wilayah Kalimantan TimurCA=Ditandatangani ketua panitia dan sekretaris panitia dan bendahara panitia01=Bulan ditetapkannya surat2010=Tahun pembuatan surat
Penandatanganan seluruh jenis surat-surat harus menggunakan tinta warna hitam.
Lambang
Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkat kepengurusan diperkenankan membuat lambang kegiatan yang merepresentasikan symbol kegiatan, tetapi di setiap lambing yang dibuat harus meletakkan lambang PMII secara utuh. Lambang tersebut selanjutnya dapat diletakkan dalam Kop Surat, stempel, plakat, kaos dan atribut kepanitiaan lainnya.
Stempel
Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat stempel kegiatan
Pembubuhan stempel kepanitiaan diusahakan sedapat mungkin agar tertera di tengah tengan antara dua tanda tangan panitia (ketua panitia dan sekretaris panitia) dan tidak menutupi nama panitia yang bertandatangan.
Panitia yang berwenang memegang stempel kepanitiaan adalah ketua panitia, sekretaris panitia dan bendahara panitia.
Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkan lambang PMII di sebelah kiri dan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan di sebelah kanan dengan ukuran yang serasi dan seimbang.
Bentuk stempel
Stempel kepanitiaan untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal
Ukuran stempel
Stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm
Tulisan stempel
Stempel kepanitiaan kegiatan organisasi berisi:
Lambang kegiatan di sebelah kiri
Tulisan di sebelah kanan terdiri atas:
Nama kegiatan, baris pertama
Singkatan tingkatan kepengurusan dan nama organisasi (PB PMII/PKC PMII/PC PMII/PK PMII/PR PMII, baris kedua
Nama tempat atau daerah atau kampus atau fakultas, baris ketiga
Tinta stempel
Seluruh jenis stempel di semua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna merah.
Buku Kas Kepanitiaan
Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana kepanitiaan, harus tercatat dalam buku kas.
Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam buku kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit) kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo
Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan buku kas adalah bendahara/wakil bendahara panitia pada setiap tingkatan organisasi
Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan kepanitiaan organisasi.
Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
Model Buku Kas
Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri atas kolom:
Nomor urut penerimaan
Uraian sumber kas dan pengeluaran kas
Jumlah uang yang diterima (debit)
Jumlah pengeluaran (saldo)
Jumlah kas tersisa (saldo)
Buku Agenda
Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar atupun surat masuk agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama ketika kita sedang membuat surat atau ketika menerimma surat dari instansi lain.
Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 7 kolom.
Contoh:
Agenda surat keluar
No
No. Surat
Tujuan Surat
Tanggal Surat
Hal
Ket
Buat
Kirim
1
2
3
4
5
6
7
Agenda surat masuk
No
No. Surat
Asal Surat
Tanggal Surat
Hal
Ket
Buat
Datang
1
2
3
4
5
6
7
Atribut
Setiap kepanitiaan diperkenankan membuat atribut kepanitiaan yang diperlukan dalam rangka sosialisasi atau mendokumentasikan kegiatan seperti kaos, stiker, plakat, pin, dll. Adapun bahan dan bentuk atribut menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan panitia.
PELAPORAN
Setiap kegiatan harus dilaporkan kepada ketua umum atau ketua pada tingkatan kepengurusan penyelenggara kegiatan.
Pelaporan sekurang kurangnya berisi:
Berita acara kegiatan
Uraian kegiatan
Keuangan
Lampiran lampiran
Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam poin (2) diatas dijilid dan diserahkan kepada pengurus pada tingkatan kepengurusan penyelenggara kegiatan sebagai arsip.
PENUTUP
Pedoman penyelenggaraan Tertib Administrasi kepanitiaan ini, akan berfungsi sebagaimana mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus di semua tingkatan organisasi berkemauan keras melaksanakan pedoman ini secara sungguh-sungguh.
Hal hal-yang belum terjangkau dalam pedoman ini, akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar.
